Zapošljavanje prve osobe menja mnogo više od broja ljudi u kancelariji. Posao koji je vlasnik do juče držao u glavi sada mora da dobije jasne zadatke, rokove, evidenciju i pravila rada. Ako se ti delovi pripreme pre prvog radnog dana, novi zaposleni može brže da preuzme odgovornost, a firma ima bolji pregled nad troškovima i rizicima.
Počnite od opisa uloge: šta osoba treba da isporuči, ko joj daje zadatke i kako se potvrđuje da su završeni. U isto vreme prikupite tačne podatke koje će računovodstvu trebati za obračun zarada i dogovorite ko prijavljuje promene tokom meseca. Ovaj operativni spisak ne zamenjuje ugovor o radu niti stručnu proveru obaveza poslodavca, ali sprečava da se informacije skupljaju tek na kraju meseca.
Opišite stvaran posao, ne samo naziv radnog mesta
Novi zaposleni teško može da uspe ako dobije široku titulu, a nijedan jasan ishod. Napišite tri do pet ključnih zadataka i za svaki navedite kome se obraća kada nešto nedostaje. Ako posao uključuje rad sa kupcima, definišite šta sme samostalno da obeća, a kada mora da traži odobrenje. Ako uključuje opremu, odredite ko je zadužen za njeno izdavanje, pregled i prijavu problema.
Prva nedelja je dobar trenutak da se opis posla testira u praksi. Zabeležite pitanja koja se ponavljaju. Ona ne znače nužno da se nova osoba nije snašla; često pokazuju da proces nikada nije bio objašnjen. Jedno kratko uputstvo sa kontaktima, pristupima i redosledom zadataka može pomoći više od niza usmenih objašnjenja.
Računajte ukupan trošak radnog mesta
Plata nije jedina stavka koju treba planirati. U budžetu predvidite opremu, softver, obuku, radni prostor i vreme koje će drugi zaposleni ili vlasnik potrošiti na uvođenje nove osobe u posao. Zatim uporedite taj trošak sa realnim obimom rada koji posao može da podrži. Ne mora svaki novi zaposleni od prvog dana da donosi sopstveni prihod, ali firma mora znati kako će finansirati prelazni period.
Operativni pregled troškova odvojte od formalnih poslovnih knjiga. Kada posao počne da raste, knjigovodstvena podrška za firmu ima više smisla ako blagovremeno dostavljate dokumenta i objašnjenja, umesto da partner na kraju meseca rekonstruiše šta se dogodilo. Dogovorite jedan kanal za dokumenta, osobu koja proverava potpunost i termin kratkog mesečnog pregleda.
Bezbednost planirajte prema stvarnim zadacima
Rizici nisu isti za osobu koja sedi za računarom, vozi, radi sa alatima ili prima robu u magacinu. Zato bezbednost i zdravlje na radu ne treba svesti na formular koji se potpisuje prvog dana. Navedite stvarne aktivnosti, prostor i opremu, pa sa stručnim licem proverite odgovarajuću procenu rizika, obuku i dokumentaciju.
Ako firma nema interno znanje za tu oblast, stručna firma za bezbednost i zdravlje na radu može pomoći da se postupci prilagode konkretnom radnom mestu. Za pregled važećih propisa i smernica koristite i stranice nadležnog ministarstva. Potrebne mere zavise od delatnosti i uslova rada; tekst na internetu nije zamena za procenu na licu mesta.
Pratite promene dok su sveže
Tokom meseca mogu se promeniti raspored, odsustva, oprema ili način rada. Uvedite jednostavno pravilo: osoba koja sazna za promenu odmah je beleži i javlja odgovornima za obračun, organizaciju posla ili bezbednost. Time se izbegava situacija da tri saradnika rade sa tri različite verzije istog podatka.
Na kraju prvog meseca pitajte novog zaposlenog koje uputstvo nije bilo jasno, a od odgovornih saradnika koji podatak im je nedostajao. Odgovori su osnova za doradu procesa. Cilj nije da mala firma napravi veliku birokratiju, već da prva osoba dobije uslove da radi dobro, dok vlasnik zadržava pregled nad obavezama i troškovima.
Koristan je i kratak sastanak između osobe koja vodi posao, onoga ko priprema podatke za računovodstvo i lica zaduženog za bezbednost. Nije im potreban zajednički složen sistem; dovoljno je da svi znaju gde se beleže promene, ko sme da ih potvrdi i kada se proveravaju. Ako se promeni radno mesto ili oprema, to nije informacija samo za nadređenog. Ako se promeni raspored ili odsustvo, to nije informacija samo za kolege u timu. Dobra razmena podataka sprečava da važna promena ostane u jednom sandučetu.
